Плут отправить копию на указанный e mail. Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости. Кому. Копия. Скрытая копия

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.

magician_roman в Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости

К удивлению, многие люди, когда им требует отправить письмо сразу нескольким людям, просто перечисляют адреса в поле "Кому", это нормально, когда это письмо адресовано вашим коллегам или друзьям, но вот при рассылке писем группе клиентов, - вы таким образом показываете всем адреса и других получателей, фактически раскрывая свою адресную базу.

Любому из клиентов достаточно переслать это письмо вашему конкуренту и ваши контакты тут же утекут.

Странно, но многие далеко не глупые люди, с удивлением узнают, что если вам нужно отправить письмо множеству адресатов, чтобы они не знали друг о друге то для этого существует поле "Скрытая копия".

Например, для mail.ru это будет выглядеть так:

И так еще раз коротко: указали адреса в "кому" - всем видно кому вы отправили письма, указали в "скрытая копия" - каждый думает что письмо только ему.

И каждый получатель получит письмо где в поле "кому" будет только его адрес . Для других программ, если вы не можете найти где указать скрытую копию, то попросите кого-нибудь вам показать. Еще маленький момент, обязательно нужно указать один адрес в поле "кому", большинство программ или почтовых серверов вам не дадут отправить письмо без этого параметра.

И так, когда речь идет о рассылке предложения, новостей группе ваших клиентов - здесь практика использования скрытой копии однозначна, вы должны скрывать вашу адресную базу. Интересный момент с рассылкой письма вашим коллегам, здесь рекомендуют поступать по ситуации, например рассылка письма с просьбой прислать предложения (например по совершенствованию обслуживания клиентов) и если каждый коллега увидит, что такое же письмо получили и другие люди, то скорей всего отвечать не будет - понадеется на других, значит нужно использовать скрытую копию. Если же это поручение выполнить, то например указание в "кому" начальника вашего коллеги - просто сотворит чудеса, и ваше поручение будет выполнено.

Отдельный вопрос с поставщиками. С одной стороны указание всех получателей в копии, должно показать поставщику, что у вас есть выбор и он должен вам предложить хорошие цены. С другой стороны, менеджер получивший ваше письмо, видя что прислано не только ему, скорей всего отнесется к вашему запросу "прохладно". Лично по моему мнению, считаю что и в случае с поставщиками нужно использовать скрытую копию, хотя бы для защиты коммерческой тайны, но больше скорей для хороших отношений с менеджером поставщика.

Можете почитать недавний случай ошибки специалиста, когда все получатели увидели и других адресатов: Всем чмоки в этом чате , там правда народ солидный был - директора, но все же спама многие получили в ответ.

Ну и как всегда обсуждение в комментариях приветствуется.

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)

Доброго времени! Сегодня мы поговорим о резервном копировании СМС, путем отправки всех сообщений со смартфона на электронную почту. Это может потребоваться как просто в целях сохранения переписки, так и для дальнейшей обработки сообщений, например поиска в сообщениях нужной информации (контактов, имен, цен и прочего) сторонними приложениями, которые в свою очередь работают с E-Mail. Разберем вариант такого копирования с использованием смартфона работающего на Android.

Создаем почтовый ящик

Для отправки и сохранения всех сообщений на E-Mail, для начала нужно зарегистрировать почтовый ящик, для этого отлично подойдет почта от yandex.ru . Можно также использовать свой действующий почтовый ящик, но я рекомендую зарегистрировать новый. Во первых со временем в нем скопиться большое число СМС сообщений, которые могут мешать при работе с обычными письмами, а во вторых в случае если вы будите подключать почтовый ящик к стороннему сервису для аналитики, не указывать в нем логин и пароль от основного E-Mail.

Устанавливаем на смартфон с Android приложение SMS Backup +

Для отправки всех SMS сообщений на почтовый ящик, потребуется установить и настроить специальное приложение SMS Backup +, скачать которое можно на сайте play.goole.com или apk-dl.com (альтернатива для смартфонов не использующих Google Play) или .

Приложение протестировано на Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Заявлена поддержка версии 2.xx.

Настраиваем SMS Backup +

Запускаем приложение;
После запуска приложения, в раскрывшемся меню выбираем пункт: Advanced settings;
Далее переходим в Backup settings;
Устанавливаем галочки на Backup SMS и Email subject prefix, снимаем галочки с Backup MMS, Backup Call log (MMS и история звонков нам не нужны, хотя их вы тоже можете резервировать);
Возвращаемся в предыдущее меню и переходим в раздел IMAP Server settings;
Выбираем пункт меню Authentication,

устанавливаем значение параметра в Plain text;
Выбираем пункт меню Server address, прописываем значение: imap.yandex.ru:993
Выбираем пункт меню Security прописываем значение: SSL
Выбираем пункт меню Login (You IMAP account) указываем логин, затем выбрав пункт меню Password (You IMAP account password) указываем пароль от yandex.ru почты;
В главном меню устанавливаем галочку на Auto backup;
Далее переходим в Auto backup settings, выбираем пункт меню Regular schedule и устанавливаем временной интервал, с периодичностью которого СМС будут отправлять на указанный нами аккаунт почтового ящика (например каждые 2 часа).

Приложение SMS Backup + позволяет не только делать резервные копии на E-Mail, но и восстанавливать сообщения с него. Соответствующие настройки восстановления можно найти в разделе Advanced settings -> Restore settings.

После отправки сообщений на E-Mail, все они будет размещены в папке под названием: SMS.

Анализируем СМС переданные на Email

После получения списка СМС на адрес электронной почты, можно с помощью специального программного обеспечения анализировать содержащиеся в них данные. Например можно отслеживать СМС от банка с сообщениями о денежных поступлениях и списаниях, на основании чего вести финансовый учет в автоматическом режиме. Подобное решение реализовано мною для «сайта совместных покупок», когда все СМС сообщения от Банка полученные Организаторами СП собираются в одном месте, анализируются и на основании их, система в панели управления выводит данные о том — какой из пользователей сделавший заказ, произвел оплату.

На сегодняшний день практически у каждого человека есть электронная почта (email), а то и несколько. При этом достаточно часто в электронной почте содержится большое количество важной информации. И ее потеря может быть хуже, чем если взять и отформатировать жесткий диск вашего компьютера. Поэтому забота о создании резервных копий, так называемых бэкапов, вашей почты - не менее важная задача, чем резервное копирование ваших документов . Но ее решение не столь тривиальное, как копирование файлов из одного места в другое. Даже если вы найдете файлы почтовых программ, в которых хранятся все ваши письма, вам сложно будет что-то с ними сделать. Попробуйте ответить себе на несколько вопросов: "как вы будете восстанавливать письма?", "как вам просмотреть одно из писем?", "как вы собираетесь искать нужное вам письмо в резервной копии?" и т.д. Практически на все вопросы нету однозначного ответа, или же он будет настолько сложен, что вы быстро от него откажитесь.

Рассматриваемый в обзоре класс утилит позволит вам не только сохранить ваши драгоценные письма в безопасном месте, но и выполнять с ними простые операции, такие как: просмотр, поиск и т.д.

Обзор бесплатных программ для создания бэкапа почты

MaiStore Home мощный инструмент резервирования почты

Позволяет создавать резервные копии всех сообщений электронной почты (email) из различных приложений и онлайн-сервисов, и хранить их в одном защищенном архиве . Утилита действительно умеет работать с огромными размерами. Это легко ощутить, для этого достаточно попробовать что-то поискать, и вы убедитесь, что скорость просто поражает. Она относится к разряду "один раз настроил - пользуешься". Утилита имеет достаточно гибкий интерфейс настройки восстановления из резервной копии. Так что вы всегда можете быстро восстановить все самое необходимое. Всегда помните, что утилита не создает резервные копии настроек учетных записей и контактов, хотя последнее вы всегда можете восстановить из писем.

Умеет создавать резервные копии:

Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
Outlook Express, Windows Mail и Windows Live Mail
Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
Mozilla Thunderbird и SeaMonkey
POP3 and IMAP (including webmail services such as Gmail and Yahoo)

Microsoft Office 365 (Exchange Online)

.eml и другие файлы

Для продуктов такого рода, MailStore достаточно часто обновляется. Это дает уверенность, что через год вам не придется заново искать подходящую утилиту, и по новой все настраивать. В некоторых моментах пользовательский интерфейс сделан немного угловато. Но, тем не менее, утилиту достаточно легко и просто использовать. Вы можете читать письма прямо из резервной копии, при этом это будет так же легко, как если бы вы читали их из почтовых клиентов. Вы даже можете отвечать на сообщения прямо из MailStore. Можно сказать, что это программа подойдет пользователям любого уровня.

KLS Mail Backup простая и качественная программа для создания бэкапа почты

это простая и качественная утилита, предназначенная для создания резервных копий электронной почты (email) множества популярных почтовых клиентов. Она так же позволяет бэкапить профили различных интернет-программ. Утилита использует широко известный формат Zip для сжатия и хранения электронных сообщений. Так что вы всегда сможете напрямую получить доступ к вашим сообщениям. Процессы создания и восстановления резервных копий представлены специальными мастерами настройки. Даже самый неопытный пользователь сможет быстро разобраться что к чему, и начать использовать. KLS Mail Backup бесплатна только для личного использования.

KLS Mail Backup не умеет работать с протоколами POP и IMAP. Это значит, что вы не сможете напрямую с сервера сделать бэкап вашей почты.

Различные продукты для создания бэкапов...

MozBackup это утилита для создания резервных копий следующих программ: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox и Wyzo. Она сохраняет почту, закладки, адресные книги, пароли и т.д.

Comodo Backup это общего назначения утилита резервного копирования, которая так же позволяет создавать бэкапы электронной почты (email). Так же вам предлагается бесплатно 5 Гб онлайн-хранилища. Comodo работает за счет клиентов, которые используют онлайн-хранилища на коммерческой основе. Она поддерживает Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail и OutLook Express. Она так же позволяет создавать резервные копии файлов и папок.

MailBrowserBackup это простая портативная программа, которая обнаруживает и предлагает создать резервную копию Internet Explorer, Mozilla Firefox (профиль), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (браузер и почта), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-клиент и Windows Live Messenger Plus.

В Windows 7 вам необходимо будет запускать программу от имени администратора или того аккаунта, который связан с Windows Contacts, в противном случае утилита не сможет создать бэкап для него.

Microsoft предоставляет бесплатную программу резервного копирования для Outlook , которая создает резервные копии ваших pst-файлов. Работает с Outlook 2002 и более поздними версиями.

Gmail Backup (сайт более недоступен) это опенсурсное решение, которое позволяет по средствам протокола IMAP создавать резервные копии ваших электронных писем.

Руководство по быстрому выбору (ссылки на скачивание бесплатных программ для создания бэкапов почты)

MailStore Home

		Резервное копирование всех сообщений электронной почты из нескольких приложений и аккаунтов. Быстрый поиск. Легкость работы с бэкапами. Резервное копирование по протоколам POP3 и IMAP (включая веб-почты, такие как Gmail и Yahoo! Mail). Очень проста в использовании.
		Требует Microsoft .NET.
		-------------
		http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx
		5,5 MB 8.1 Free for private use only Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8

KLS Mail Backup

		Множество популярных почтовых клиентов. Понятный и простой инструмент для создания бэкапов. Использует zip-архивы для хранения вашей почты, так что у вас всегда есть прямой доступ к письмам.
		Не поддерживает протоколы POP и IMAP. Это означает, что вы не можете создать бэкапов прямо с почтового сервера.